خطت المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج الدول العربية، خطوات حثيثة نحو عملية التحول لشركة مساهمة مقفلة؛ لتكون في طليعة المؤسسات التي تسير وفق رؤية المملكة 2030، والمتَّسقة مع قرار مجلس الوزراء الصادر مؤخرًا بتحويل مؤسسات الطوافة لشركات مساهمة مغلقة.
وكان من أولى خطوات المؤسسة: استحداث إدارة خاصة للدراسات والتطوير، تقوم في المقام الأول بمهام الإشراف على عملية تحول المؤسسة إلى شركة مساهمة مقفلة، وفق نظام مقدمي خدمة حجاج الخارج.
وفي هذا السياق أكّد رئيس مجلس إدارة المؤسسة، المطوف عباس بن عبدالغني قطان؛ أن الإدارة المستحدثة تسهم في إدارة الجانب التنظيمي لهذه المرحلة ما بين قطاعات وإدارات المؤسسة المختلفة، ووزارة الحج والعمرة والاستشاري المطور لعملية التحول.
وأبان قطان أن الإدارة تشرف على عملية تحول المؤسسة إلى شركة مساهمة مقفلة، ومتابعة سير الأعمال وفق الخطة المرسومة، كما ترفع التقارير الدورية إلى وزير الحج والعمرة، عن أبرز الأنشطة المنجزة والأنشطة المخطط لإنجازها في المراحل اللاحقة.
ولفت نائب رئيس مجلس إدارة المؤسسة، رئيس اللجنة التوجيهية المطوف محمد بن مصطفى بياري، إلى أن دور الإدارة لا يقتصر عند هذا الجانب، بل يشمل أيضًا ربط إدارات وأقسام المؤسسة بالاستشاري المطور لعملية التحول، بجانب مراجعة مخرجات الاستشاري المطور بشقَّيْها الإداري والقانوني، عبر لجنة مراجعة المخرجات، مشيرًا إلى أن من أدوار الإدارة عقد ورش عمل لمنسوبي وموظفي المؤسسة، فيما يتعلق بعملية التحول.
وشدّد البياري على أن الإدارة تعمل على تذليل العقبات والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة في كافة ما يتعلق بعملية التحول.
وأضاف: أن "الإدارة تعمل على إعداد وتجهيز المكاتب النموذجية، وتطبيق حزمة من المبادرات بها؛ لتكون نواة ونموذجًا يحتذى به لمكاتب الخدمة الميدانية بعد عملية التحول".
من جانبه أوضح مدير إدارة الدراسات والتطوير فهد بن حمد الأزيبي، أن الإدارة تركز على جوانب مهمة، تبدأ بالإشراف العام على عملية تحول المؤسسة إلى شركة مساهمة مقفلة، ومتابعة سير الأعمال وفق الخطة المرسومة، مرورًا بإعداد وتجهيز هيكلة جديدة لمكاتب الخدمة الميدانية؛ لتكون مكاتب نموذجية تتماشى مع عملية التحول الحاصلة بالمؤسسة، وتطبيق نظم ذكية بها من شأنها أن ترتقي بمستوى الخدمات المقدمة.
وأضاف: "كما تقوم الإدارة بالعديد من المهام؛ أبرزها تفعيل مبادرة الحج الأخضر في عدد من مكاتب الخدمة الميدانية، ومتابعة مخرجات أعمال الاستشاري الإداري الخاص بالمؤسسة".
ولفت إلى أن الإدارة تعمل على عدد من الشراكات الاستراتيجية مع جهات خارجية، من شأنها النهوض بمستوى خدمة الحاج، وتفعيل دور التطوير والتدريب لموظفي ومنسوبي المؤسسة.
وبيَّن الأزيبي أن الإدارة مقسّمة إلى 3 أقسام رئيسة: تختص بالبيانات والإحصاء، والدراسات والاستشارات، والتطوير والتقييم؛ حيث تعمل هذه الأقسام على تحقيق أهداف رئيسة.
وتطرَّق الأزيبي إلى هذه الأهداف الرئيسة؛ وهي: تطوير النظم الإدارية الحالية في المؤسسة، من خلال القيام بالدراسات المقارنة لتجارب وخبرات أخرى رائدة؛ بقصد الاستفادة منها، وإعداد مقاييس معيارية لمختلف أوجه الأنشطة؛ لزيادة الكفاءة الإنتاجية وتقويم الأداء.
ومن أهدافها الرئيسة أيضًا وفق الأزيبي: إيجاد الحلول للمشكلات التي تواجه الوحدات والإدارات بالمؤسسة، وتحقيق عمليات الاتصال والتنسيق الفعّال بين إدارات ووحدات المؤسسة.